Invest BW - Förderung von Innovations- und Technologievorhaben

Im Regelfall können alle drei Monate Zahlungsanforderungen gestellt werden. Für die Abrechnung sind die vorgegebenen Formulare zu verwenden.

Entsprechend dem Abrechnungsrhythmus werden auch die Zuwendungen in Teilbeträgen ausgezahlt. Diese Teilbeträge richten sich nach den Ausgaben, die mit den Zahlungsanforderungen nachgewiesen wurden. In der Regel sollte im Sechs-Monats-Rhythmus abgerechnet werden, um den Aufwand beim Zuwendungsempfänger und beim Projektträger so gering wie möglich zu halten. 

Gemäß ANBest-P Baden-Württemberg Bestimmung 1.4 kann eine Zuwendung bis zu drei Monate vorab angefordert werden, sofern sie innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung für zuwendungsfähige Ausgaben benötigt wird.
Werden Zuwendungen nicht innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung verwendet, werden für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung Zinsen entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen (Stand 01.07.2023: 8,12%) verlangt. Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit ist möglich, wenn die Zuwendung nicht alsbald nach Auszahlung oder nicht mehr zur Erfüllung des Zuwendungszwecks verwendet wird.

Als Stundennachweis ist möglichst das zur Verfügung gestellte Formular zu verwenden. Von den Zuwendungsempfängern selbst erstellte Formulare oder DV-gestützte Tabellen sind nur dann zulässig, wenn sie die Angaben des Formulars enthalten und die vorgegebene Form weitgehend einhalten. Der alternative Einsatz elektronischer Medien ist zugelassen. Geeignet sind solche Medien für diesen Zweck nur, wenn eine personal- und projektbezogene Stundenkontierung möglich ist und die automatisiert erstellten Daten kurzfristig prüfungsgerecht lesbar gemacht werden können. Dazu ist der automatisiert erstellte Ausdruck so zu gestalten, dass er die auf dem Invest BW Formular vorgegebenen Angaben enthält, und wie dort verlangt zu unterzeichnen. Die Stundennachweise bzw. Daten verbleiben beim Zuwendungsempfänger. Sie sind, wie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen, fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises für Prüfungen bereitzuhalten und nur dann als Kopie einzureichen, wenn der Zuwendungsbescheid eine entsprechende Auflage enthält oder sie vom Projektträger ausdrücklich angefordert werden.

Personelle Änderungen im Projektteam sind möglich, d.h. ausgeschiedene Projektmitarbeiter können ersetzt, an Stelle von N.N.- Personal können Projektmitarbeiter namentlich bestimmt oder zusätzliches Personal kann zur Verstärkung des Projektteams eingesetzt werden. Hierfür ist das Änderungsformular im Dokumentenbereich zu verwenden. Ein Mitarbeiter, der einen bisherigen Projektmitarbeiter ersetzt, eine N.N.-Stelle besetzt oder im Projektteam zusätzlich eingesetzt wird, ist mit seinem personenbezogenen Stundensatz förderfähig.

Wenn für einen Kalendermonat ein Projektmitarbeiter beispielsweise mit einem vollen Personenmonat eingeplant war, er aber weniger Projektbearbeitungsstunden erbracht hat und deshalb weniger Zuwendungen in Anspruch genommen wurden, kann der dabei entfallende Zeitaufwand während des Bewilligungszeitraumes für weitere förderfähige Projektarbeiten eingesetzt werden, auch wenn diese durch andere Projektmitarbeiter erbracht werden. Die bewilligte Zuwendung setzt dabei den finanziellen Rahmen für die förderbaren Projektarbeiten und den damit verbundenen förderbaren Aufwand, so dass es im Bewilligungszeitraum durchaus möglich ist, zeitliche Rückstände oder notwendige Mehrarbeiten durch einen flexiblen Personaleinsatz noch auszugleichen und zu finanzieren. Falls dabei Personal ersetzt werden muss oder zusätzliches Personal erforderlich sein sollte, ist die Änderung im Projektteam beim zuständigen Projektträger zeitnah zum Einsatz mittels Änderungsformular zu beantragen.

Es können immer nur die tatsächlich im Monat geleisteten Projektbearbeitungsstunden abgerechnet werden. Diese sind Grundlage für die Ermittlung der förderfähigen Ausgaben und anteiligen Zuwendung. Die pro Monat maximal förderbaren Projektbearbeitungsstunden eines Projektmitarbeiters hängen von seiner vertraglichen Wochenarbeitszeit ab. So sind beispielsweise bei einer 40-Stunden- Woche maximal 173,33 Projektbearbeitungsstunden pro Monat förderbar. Das ist bei dieser Wochenarbeitszeit für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter ein voller Personenmonat (Wochenarbeitszeit x 52 / 12). 

Pro Jahr können bis zu 12 Personenmonate für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter abgerechnet werden, auch wenn er nur mit 10,5 PM eingeplant war. Bei der Antragstellung sind jahresübliche Fehlzeiten wie Urlaub, Wochenfeiertage und Krankheit zu berücksichtigen. Deshalb sind für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter maximal 10,5 PM planbar. Bei der Abrechnung zählen die tatsächlich geleisteten Projektarbeitsstunden. Damit werden die tatsächlichen Ausfallzeiten berücksichtigt und ggf. ein früherer Projektabschluss unterstützt.

Jeweils nur ein Exemplar entsprechend den vorgesehenen Formularen in ungebundener Form. Zusätzlich ist die elektronische Übersendung in einem lesbaren Format (z.B. PDF) vorzusehen.

• Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von drei Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch drei Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums bzw. Abbruch des Projekts abschließend nachzuweisen (Verwendungsnachweis).
• Der Verwendungsnachweis ist unter Nutzung der vorgegebenen Formblätter zu erstellen und kann per Post oder Fax zugesandt werden.
• Zusätzlich wird der Verwendungsnachweis als gesperrtes PDF per Upload-Tool eingereicht.

• Der Zwischennachweis soll den jeweiligen Projektstand nachvollziehbar darstellen und insbesondere die planmäßige Umsetzung bzw. Schwierigkeiten oder Verzögerungen in der Umsetzung dokumentieren.
• Der Verwendungsnachweis soll den Projektfortschritt über die gesamte Laufzeit dokumentieren und die erreichten Ergebnisse auch gegenüber den ursprünglich beantragten Projektzielen nachvollziehbar darstellen. 

• Sofern die Nebenbestimmungen beachtet wurden, die Ausgaben im Zusammenhang mit der vorgegebenen Zweckerfüllung entstanden sind und diese nachgewiesen werden, können die bis zum Abbruch entstanden Ausgaben abgerechnet werden, soweit der Verwendungsnachweis erbracht wird.
• In jedem Fall sind ausstehende Berichte zum Zeitpunkt der Beendigung als Verwendungsnachweis vorzusehen.

Kostenneutrale Laufzeitverlängerungen sind grundsätzlich nicht ausgeschlossen. Diese sind nur auf gesonderten Antrag in begründeten Ausnahmefällen möglich. Insbesondere dürfen die Gründe einer beantragten Verlängerung nicht dem Verhalten bzw. Verantwortungsbereich des Zuwendungsempfängers zuzurechnen sein. Die Vorhaben sollen bis spätestens 31. Dezember 2027 abgeschlossen und abgerechnet sein. Für eine Laufzeitverlängerung ist das Formular “Antragsänderung” zu verwenden.