Invest BW - Förderung von Innovations- und Technologievorhaben

Häufige Fragen

Projektdurchführung und Abschluss

1. Kann vor Bewilligung eine Abschlagszahlung beantragt werden?
  • Eine Abschlagszahlung vor Bewilligung ist nicht möglich.
  • Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung für zuwendungsfähige Ausgaben benötigt wird. In der Anforderung sind die erwarteten zuwendungsfähigen Ausgaben darzustellen.
2. Wann erfolgt die erste Auszahlung der bewilligten Zuwendung?

Der Termin zur Vorlage der ersten Zahlungsanforderung ist im Zuwendungsbescheid benannt. Für die Abrechnung sind die vorgegebenen Formulare zu verwenden.

3. In welchem Rhythmus werden die Zuwendungen ausgezahlt?

Entsprechend dem Abrechnungsrhythmus werden auch die Zuwendungen in Teilbeträgen ausgezahlt. Diese Teilbeträge richten sich nach den Ausgaben, die mit den Zahlungsanforderungen nachgewiesen wurden. In der Regel sollte im Drei-Monate-Rhythmus abgerechnet werden, um den Aufwand beim Zuwendungsempfänger und beim Projektträger so gering wie möglich zu halten. Ein Quartalsrhythmus ist dabei nicht zwingend.

4. Wie sind die Stundennachweise zu führen?

Als Stundennachweis ist möglichst das zur Verfügung gestellte Formular zu verwenden. Von den Zuwendungsempfängern selbst erstellte Formulare oder DV-gestützte Tabellen sind nur dann zulässig, wenn sie die Angaben des Formulars enthalten und die vorgegebene Form weitgehend einhalten. Der alternative Einsatz elektronischer Medien ist zugelassen. Geeignet sind solche Medien für diesen Zweck nur, wenn eine personal- und projektbezogene Stundenkontierung möglich ist und die automatisiert erstellten Daten kurzfristig prüfungsgerecht lesbar gemacht werden können. Dazu ist der automatisiert erstellte Ausdruck so zu gestalten, dass er die auf dem Invest BW Formular vorgegebenen Angaben enthält, und wie dort verlangt zu unterzeichnen. Die Stundennachweise bzw. Daten verbleiben beim Zuwendungsempfänger. Sie sind, wie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen, fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises für Prüfungen bereitzuhalten und nur dann als Kopie einzureichen, wenn der Zuwendungsbescheid eine entsprechende Auflage enthält oder sie vom Projektträger ausdrücklich angefordert werden.

5. Sind während der Projektlaufzeit Personaländerungen möglich?

Personelle Änderungen im Projektteam sind möglich, d.h. ausgeschiedene Projektmitarbeiter können ersetzt, an Stelle von N.N.- Personal können Projektmitarbeiter namentlich bestimmt oder zusätzliches Personal kann zur Verstärkung des Projektteams eingesetzt werden. Zusammen mit einer Begründung für derartige Veränderungen sind auch die personenbezogenen Angaben für das Projektteam zu aktualisieren. Dazu genügt es für die hinzu gekommenen Projektmitarbeiter eine Anlage 4 des Antragsformulars mit den dort geforderten Angaben vorzulegen. Für zusätzliche Projektmitarbeiter sind zudem die Arbeitspakete zu benennen, in denen sie eingesetzt werden sollen. Ein Mitarbeiter, der einen bisherigen Projektmitarbeiter ersetzt, eine N.N.-Stelle besetzt oder im Projektteam zusätzlich eingesetzt wird, ist mit seinem personenbezogenen Stundensatz förderfähig.

6. Sind geplante Personenmonate zwischen den Projektmitarbeitern eines Projektteams übertragbar?

Wenn für einen Kalendermonat ein Projektmitarbeiter beispielsweise mit einem vollen Personenmonat eingeplant war, er aber weniger Projektbearbeitungsstunden erbracht hat und deshalb weniger Zuwendungen in Anspruch genommen wurden, kann der dabei entfallende Zeitaufwand während des Bewilligungszeitraumes für weitere förderfähige Projektarbeiten eingesetzt werden, auch wenn diese durch andere Projektmitarbeiter erbracht werden. Die bewilligte Zuwendung setzt dabei den finanziellen Rahmen für die förderbaren Projektarbeiten und den damit verbundenen förderbaren Aufwand, so dass es im Bewilligungszeitraum durchaus möglich ist, zeitliche Rückstände oder notwendige Mehrarbeiten durch einen flexiblen Personaleinsatz noch auszugleichen und zu finanzieren. Falls dabei Personal ersetzt werden muss oder zusätzliches Personal erforderlich sein sollte, ist die Änderung im Projektteam beim zuständigen Projektträger zeitnah zum Einsatz mittels Anlage 4 des Antragsformulars zu beantragen.

7. Wie bestimmen sich die maximal abrechenbaren Personenstunden eines Projektmitarbeiters pro Kalendermonat?

Es können immer nur die tatsächlich im Monat geleisteten Projektbearbeitungsstunden abgerechnet werden. Diese sind Grundlage für die Ermittlung der förderfähigen Ausgaben und anteiligen Zuwendung. Die pro Monat maximal förderbaren Projektbearbeitungsstunden eines Projektmitarbeiters hängen von seiner vertraglichen Wochenarbeitszeit ab. So sind beispielsweise bei einer 40-Stunden- Woche maximal 173,33 Projektbearbeitungsstunden pro Monat förderbar. Das ist bei dieser Wochenarbeitszeit für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter ein voller Personenmonat (Wochenarbeitszeit x 52 / 12). Darüber hinaus geleistete Arbeitsstunden sind nicht förderbar und auch nicht in einen anderen Monat oder auf eine andere Person übertragbar.

8. Wie viele Personenmonate können pro Jahr abgerechnet werden?

Pro Jahr können bis zu 12 Personenmonate für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter abgerechnet werden, auch wenn er nur mit 10,5 PM eingeplant war. Bei der Antragstellung sind jahresübliche Fehlzeiten wie Urlaub, Wochenfeiertage und Krankheit zu berücksichtigen. Deshalb sind für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter maximal 10,5 PM planbar. Bei der Abrechnung zählen die tatsächlich geleisteten Projektarbeitsstunden. Damit werden die tatsächlichen Ausfallzeiten berücksichtigt und ggf. ein früherer Projektabschluss unterstützt.

9. Wie viele Exemplare der Zwischen- und Abschlussberichte müssen vorgelegt werden?

Jeweils nur ein Exemplar entsprechend den vorgesehenen Formularen in ungebundener Form. Zusätzlich ist die elektronische Übersendung in einem lesbaren Format (z.B. PDF) vorzusehen.

10. Wann und wie ist der Verwendungsnachweis vorzulegen?
  • Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von drei Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens jedoch drei Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums bzw. Abbruch des Projekts abschließend nachzuweisen (Verwendungsnachweis).
  • Der Verwendungsnachweis ist unter Nutzung der vorgegebenen Formblätter zu erstellen und kann per Post oder Fax zugesandt werden.
  • Ebenso werden unterschriebene, gescannte und als E-Mail-Dokument versandte Unterlagen anerkannt.
11. Wie lang soll der Zwischenbericht bzw. Abschlussbericht sein?
  • Typische Berichtslängen des Zwischenberichtes liegen bei etwa 10 Seiten.
  • Der Zwischenbericht soll den jeweiligen Projektstand nachvollziehbar darstellen und insbesondere die planmäßige Umsetzung bzw. Schwierigkeiten oder Verzögerungen in der Umsetzung dokumentieren.
  • Typische Berichtslängen des Abschlussberichtes liegen bei etwa 15-30 Seiten.
  • Der Abschlussbericht soll den Projektfortschritt über die gesamte Laufzeit dokumentieren und die erreichten Ergebnisse auch gegenüber den ursprünglich beantragten Projektzielen nachvollziehbar darstellen.
12. Was passiert mit der Förderung, wenn ein Projekt während der bewilligten Projektlaufzeit abgebrochen werden muss?
  • Sofern die Nebenbestimmungen beachtet wurden, die Ausgaben im Zusammenhang mit der vorgegebenen Zweckerfüllung entstanden sind und diese nachgewiesen werden, können die bis zum Abbruch entstanden Ausgaben abgerechnet werden, soweit der Verwendungsnachweis erbracht wird.
  • In jedem Fall sind ausstehende Berichte zum Zeitpunkt der Beendigung als Abschlussbericht vorzusehen.
13. Kann die Laufzeit des Projekts verlängert werden?

Kostenneutrale Laufzeitverlängerungen sind grundsätzlich nicht ausgeschlossen. Diese sind nur auf gesonderten Antrag in begründeten Ausnahmefällen möglich. Insbesondere dürfen die Gründe einer beantragten Verlängerung nicht dem Verhalten bzw. Verantwortungsbereich des Zuwendungsempfängers zuzurechnen sein. Die Gesamtlaufzeit des Vorhabens darf auch mit Verlängerung 36 Monate nicht überschreiten.